In een 'dubbele boekhouding' boek je eerst de ontvangen facturen en de
ontvangen creditnota's in als schuld of als (terug-)vordering en daarna boek je de
betaling in een financieel dagboek.
Alle documenten van leveranciers, zoals facturen en creditnota's, worden
ingeschreven in het aankoopdagboek. Kwitanties (zoals men ontvangt bij de
aankoop van postzegels, in restaurants, kasbonnetjes voor kleine uitgaven, ...)
kan je eveneens boeken in je aankoopdagboek, in dit geval is er meestal geen
recht op aftrek inzake BTW. Dergelijke ontvangstbewijzen kan je in bepaalde
gevallen ook rechtstreeks boeken in het kasboek. Contacteer hiervoor je
boekhouder om naar zijn voorkeur hieromtrent te vragen. De betalingen voor alle
boekingen in het aankoopdagboek, gebeuren vervolgens in een financieel
dagboek, waaronder een bankboek of het kasboek.
Bij het inboeken van aankoopfacturen zijn er drie belangrijke stappen:
· Van wie? Welk bedrag? Welke datum?
· BTW: Hoeveel? Recht op aftrek? Gaat het hier om een
intracommunautaire verwerving of levering van diensten of
goederen?
NOTE: Als de leveranciersfiche correct is ingevuld, dan gebeurt de
BTW-uitsplitsing automatisch.
· Boekhoudkundig: Gaat het hier om een aankoop van
handelsgoederen? Een kost of een investering?
NOTE: als de leveranciersfiche correct is ingevuld, dan gebeurt de
boekhoudkundige uitsplitsing automatisch.
Het saldo is het verschil tussen het aan de leverancier te betalen bedrag en alle
tegenboekingen. Het saldo moet 0,00 zijn of in balans alvorens het document
bewaard kan worden.