Alle documenten van leveranciers, zoals facturen en kredietnota's, worden
ingeschreven in het aankoopdagboek. Kwitanties zoals je ontvangt bij de aankoop
van postzegels, in restaurants, kasbonnetjes voor kleine uitgaven,... kan je
eveneens boeken in je aankoopdagboek, in dit geval is de BTW meestal niet
aftrekbaar. Dergelijke ontvangstbewijzen kun je in bepaalde gevallen ook
rechtstreeks boeken in het kasboek. Contacteer hiervoor je boekhouder om zijn
voorkeur hieromtrent te vragen. De betalingen voor alle boekingen in het
aankoopdagboek gebeuren vervolgens in een financieel dagboek, zoals een
bankboek of het kasboek.
Bij het inboeken van aankoopfacturen zijn er drie belangrijke stappen:
· van wie? welk bedrag? welke datum?
· boekhoudkundig: wat is er aangekocht (goederen, kosten of
investering)? è als de leveranciersfiche correct is ingevuld, dan gebeurt ook
de
boekhoudkundige uitsplitsing automatisch.
Het saldo is het verschil tussen het aan de leverancier te betalen bedrag en alle
tegenboekingen. Het saldo moet 0,00 zijn of in 'evenwicht' alvorens het
document bewaard kan worden.