Hoe?

Bij de ingave van het financieel dagboek is het opzoeken van de correcte factuur meestal het belangrijkste om correct te kunnen boeken.

Bij de ingave van het financieel dagboek, kan je met verschillende problemen geconfronteerd worden. Je beschikt niet altijd over de correcte informatie op uw bankuittreksel. Het is niet altijd duidelijk wie of wat er werd betaald. Het is nochtans van groot belang om bij de ingave van betalingen de bijhorende facturen te kunnen afpunten. Daarom zijn er in ABO een groot aantal zoekmogelijkheden. We zetten ze hier op een rijtje.

Bij de ingave van een rij in het financieel dagboek, komt de cursor in de eerste kolom te staan. Hier kun je de volgende zaken invoeren:

K + beginletters van de naam : als je bijvoorbeeld KABOSERV intypt, dan verschijnt de klantenlijst en staat die onmiddellijk op de klant ABO Service.

K + * + zoeksleutel : als je bijvoorbeeld K*STATION intypt, dan verschijnt de klantenlijst met alle klanten waar het woord STATION in voorkomt.

Indien die klant slechts één openstaande rekening heeft, dan wordt deze na selectie van de klant voorgesteld.

L + beginletters van de naam : de leverancierslijst verschijnt en staat onmiddellijk op de leverancier waarvan de naam met die letters begint.

L + * + zoeksleutel : er verschijnt een leverancierslijst met alle leveranciers waar dat woord in voorkomt.

Indien u slechts één openstaande rekening hebt bij die leverancier, dan wordt deze na selectie van de leverancier voorgesteld.

Bij het rechtstreeks boeken op een rekening, zoals het betalen van de huur, dan kun je zoeken op de rekening zelf.

Eerste cijfers van het rekeningnummer + <ENTER> : als je bijvoorbeeld 610 + <ENTER> typt, dan verschijnt het boekhoudplan en de lijst staat onmiddellijk op rekening 610...

* + zoeksleutel : als je bijvoorbeeld *HUUR intikt, dan verschijnen alle rekeningen waarin het woord HUUR in voorkomt.

In veel gevallen betaal je je facturen met unieke bedragen. De bedragen die de klanten aan jou betalen zijn ook dikwijls uniek. Je kunt zoeken op deze bedragen. Indien er dan maar één openstaande rekening is voor dit bedrag, dan wordt deze automatisch voorgesteld en afgepunt. Zo kun je zeer snel betalingen inbrengen. Indien er meerdere openstaande facturen bestaan voor dit bedrag, dan verschijnt er een lijst waaruit je kunt kiezen.

S en <ENTER> : er verschijnt een lijst met alle openstaande rekeningen. Als zoeksleutel kan u het te zoeken bedrag ingeven.

Het is mogelijk dat U of de klant het factuurnummer als referentie heeft gebruikt. Ook hierop kan gezocht worden. Er zijn een paar mogelijkheden in functie van de naam die je hebt gebruikt voor je dagboeken.

V + code dagboek + volgnummer : tik bijvoorbeeld VVE123 in voor de betaling van factuur 123 uit uw verkoopdagboek (VE). Indien de code van je verkoopdagboek begint met een 'V', dan moet je deze geen twee keer inbrengen. Dan mag je gewoon VE123 ingeven.

A + code dagboek + volgnummer: tik bijvoorbeeld AAA789 in voor de betaling van factuur 789 uit je aankoopdagboek (AA). Indien de code van je aankoopdagboek begint met een 'A', dan moet je deze geen twee keer inbrengen. Dan mag je gewoon AA789 ingeven.

Een laatste optie is om via ABO een bankbestand aan te maken. Dit bestand kan dan ingelezen en verstuurd worden door banksoftware (bvb. Isabel) om vervolgens de betaallijsten uit te voeren.

Het is ook mogelijkheid hier een verzamelstaat van te bewaren. Op het ogenblik dat je betaalopdracht uitgevoerd wordt (met bijvoorbeeld een twintigtal betalingen), dan kan je boeking automatisch laten doorvoeren. Hiervoor moet het bestand worden opgevraagd en alles wordt geïmporteerd met één muisklik.

B + <ENTER> : je krijgt een overzicht van de niet verwerkte bankbestanden. Na selectie van het bestand, wordt dit automatisch verwerkt.

U ziet, er zijn heel wat mogelijkheden die ervoor zorgen dat de ingave van het financieel dagboek snel en correct gebeurt. Al deze mogelijkheden zijn uiteraard ook beschikbaar in het diversen dagboek.