Indien je de definitie van een prijslijst niet zelf kunt opmaken, dan kan ABO dit
steeds voor je doen. Eénmaal aangemaakt kun je dan zelf de import telkens
opnieuw doorvoeren.
De stappen die je moet doorlopen om een prijslijst te importeren:
1. Controleer de Excel-prijslijst. Zorg ervoor dat er bovenaan het document
minstens 1 blanco regel staat of een titelregel (met de titels van de
kolommen). Staat er immers op de eerste lijn van het Excel-document al een
product ingevuld, dan zal dat niet worden meegenomen bij het importeren!
2. Controleer de prijslijst op onregelmatigheden. Als de prijs bijvoorbeeld
opgegeven wordt in kolom C, dan moet die overal in het Excel-bestand in die
kolom te vinden zijn. Let ervoor op dat de prijs op sommige plaatsen niet in
de volgende of vorige kolom te vinden is. Bij het converteren naar een
tekstbestand kan een lange omschrijving die uit twee regels bestaat
uitgesplitst worden waardoor de tweede regel in de volgende kolom belandt.
Zorg er dus voor dat er in de kolom van de omschrijving harde returns
gebruikt worden. Let er ook op dat er geen blanco regels tussen staan of
andere 'onzuiverheden'.
3. Converteer de prijslijst. Ga in Excel naar het menu Bestand - Opslaan als (File
- Save as), daar kun je de naam opgeven en als bestandssysteem kies je uit
het uitrolmenu 'Tekst (tab is scheidingsteken) (Text - Tab delimited). Sla het
document ergens op de harde schijf op. Neem hiervoor bijvoorbeeld de map
\abo\list.
4. Is er een kolom met barcodes in het Excel-bestand, let er dan op dat die
codes correct overgenomen werden in het tekstbestand. Converteer je naar
een csv-bestand en open je dan dit csv-bestand door erop te dubbelklikken,
dan wordt hiervoor standaard Excel opgestart. Hierdoor kunnen die barcodes
vervormd worden. Beter is dus om het bestand te converteren naar een
tekstbestand zoals uitgelegd in punt 5.
5. Controleer het gecreëerde bestand op onregelmatigheden. Gebruik hiervoor
Kladblok (Notepad). Kladblok is gemakkelijk te vinden via Start - Uitvoeren -
notepad intikken en dan op Enter drukken (of Start - Run - notepad). Ga
nogmaals na of de eerste regel wel degelijk blanco is. Het is mogelijk dat de
in Excel ingevoegde blanco eerste regel weggevallen is bij het converteren. De
verschillende velden zullen gescheiden zijn door een witte ruimte. Om regel
per regel te zien, ga je naar het menu Opmaak (Format) en zorg je ervoor dat
'Automatische terugloop' (Word wrap) afgevinkt staat.
6. Ga in ABO naar menu Artikelen - Importeren van artikellijsten - Importeren
prijslijsten. Hier kun je een overzicht vinden van de voorbereide importeerlijsten. Via F2 of door te klikken op het plus-teken kun je in de
toekomst een nieuwe sessie voorbereiden.
7. Selecteer een lijst door erop te dubbelklikken. Je komt in het
importeerscherm. In het bovenste veld kun je de naam van de lijst
terugvinden met daaronder de naam van de leverancier. Vergeet hier niet de
juiste naam van je leverancier in te geven! Na het importeren is deze
leverancier standaard ingevuld bij de stock. Het veld 'Prefix' dient enkel
ingevuld te worden indien elk artikelnummer moet voorafgegaan worden door
een bepaalde code of term. Als de prijslijst artikelen bevat zoals 1001, 1002,
... dan gebruik je best deze optie. Anders zal in de toekomst misschien een
artikel uit een andere prijslijst voorkomen met hetzelfde nummer. Als prefix
kun je eventueel de eerste twee karakters van de naam van de leverancier
gebruiken.
8. Bij 'Decimaal teken' staat er ofwel een punt ofwel een komma, dit naargelang
de getallen en bedragen in jouw lijst. Open hiervoor het bestand dat je onder
punt 3 hebt opgeslagen in de \abo\list-map. Je kunt dit bestand openen met
notepad of wordpad. Controleer daar of de getallen in de vorm 150.00 (met
punt) of 150,00 (met komma) staan.
9. Bij 'Scheidingsteken' staat er een 'T' aangezien de kolommen gescheiden
worden door een tab. Dit zal zo zijn als je het bestand hebt aangemaakt zoals
omschreven in punt 3. Als je een prijslijst ontvangt van een leverancier in een
ander formaat, dan moet je controleren welk teken er gebruikt is om de
verschillende kolommen van elkaar te scheiden. In veel gevallen zal dit een
puntkomma ';' zijn.
10. De diverse velden komen overeen met de kolommen van het oorspronkelijke Excel-bestand. Staat het artikelnummer bijvoorbeeld in kolom A, dan vind je
in Kol/Col A 'art_nummer'. Staat in kolom B de omschrijving in het
Nederlands, dan vind je in dat veld 'Omschr_n' (Nederlandse omschrijving).
Heb je in kolom C de verkoopprijs staan, dan vind je in Kol/Col C 'verkoopa'
(verkoopprijs). Is het de inkoopprijs, dan staat er 'inkoop'. Het veld voor een
barcode is 'ean'. Bij de ingave van deze velden kun je selecteren uit de lijst
van de voorgedefinieerde en veel gebruikte velden.
11. Zijn er kolommen in de Excel-lijst die je niet overneemt omdat ze niet
gewenst of niet nodig zijn, dan dient voor die specifieke kolom in het
overeenstemmende veld 'character' (dit wil zeggen 'niet gebruikte
alfanumeriek') te staan. Je mag het veld in ieder geval NIET blanco laten!
12. Onderaan het scherm kun je eventueel nog een import- of exportformule
ingeven. Dit kan worden gebruikt om bepaalde conversies en/of berekeningen
uit te voeren. Je kunt hiervoor de hulp van ABO inroepen.
13. Rechts onderaan staan er een aantal opties. Deze hebben de volgende
functie:
- Verkoopprijzen incl. btw? Vink dit vakje aan indien de verkoopprijzen
inclusief BTW zijn.
- Marge toepassen volgens groepen? Dit wordt geselecteerd indien de
winstmarge zoals die bepaald is per groep dient te worden toegepast.
- Import in prijslijst distributeurs. Dit dient te worden aangevinkt indien
de prijzen geïmporteerd dienen te worden in de prijslijst van de distributeurs.
14. Zorg er nu eerst voor dat het aangemaakte tekstbestand niet meer open
staat! Klik op 'Start importeren'. In het volgende scherm blader je naar het
databestand dat je eerder hebt aangemaakt zoals voorgesteld onder de
\abo\list-map. Klik op OK. In het volgende scherm zie je drie knoppen,
namelijk Controle, Doorgaan en Cancel.
- Controle: hier krijg je eerst nog een preview van de te importeren lijst (je
ziet niet alle velden). Zo kun je controleren of alles correct is gebeurd. Op dit
punt kun je nog afsluiten zonder dat de lijst verwerkt is.
- Doorgaan: nu wordt de lijst echt geïmporteerd.
- Cancel: om de handeling te annuleren.
15. Deze importsessie kan telkens weer opgestart en opnieuw uitgevoerd
worden, eventueel om de prijzen aan te passen via het tekstvak
'Exportformule'. De al
aanwezige artikelen zullen dan worden aangepast en uiteraard niet opnieuw in
de voorraad ingebracht.