Een back-up nemen

Het is ten zeerste aan te raden dat je, voordat je een update uitvoert of een andere verandering doet, eerst een back-up neemt.

Op het moment dat je deze optie kiest, wordt er een gecomprimeerd bestand bewaard onder Abo/backup van zowel je Abomap (basisgegevens) als het dossier waarin je werkzaam bent (DosXXX).

Indien je gebruik maakt van de optie om ook een back-up te bewaren op andere locaties (FTP, zip-drive, andere PC etc.), wordt ook daar een back-up opgeslagen.

Met de huidige versie van ABO kun je vanuit het programma een back-up maken. Maar wat zijn de voorwaarden van een goede back-up?

· Een back-up moet regelmatig worden gemaakt. Het is duidelijk dat een back-up van 6 maanden oud niet echt bruikbaar is. Bij een klant die zijn data verloren is, merken we echter zeer vaak dat de back-up vrij oud is.

· Een back-up moet op verschillende locaties worden bewaard. Het heeft weinig nut om een back-up te maken op een tape en deze tape dan in de lade van je bureau te plaatsen. Een kleine brand is al voldoende om je computer en de tape die in de omgeving ligt, te vernielen.

· Een back-up moet bestaan uit een reeks. Hiermee wordt bedoeld dat je niet steeds een back-up mag nemen op hetzelfde medium. Als er bijvoorbeeld halverwege de back-up een crash ontstaat, waardoor je computer 'total loss' is, dan ben je niets met die halve back-up. Zorg er dus voor dat er verschillende versies zijn.

· Een back-up moet leesbaar zijn. Indien je een back-up neemt op een bepaald type tape, die ingebouwd zit in je computer, dan is de kans groot dat je bij beschadiging van je computer nergens je tape kunt lezen. Niets is erger dan plichtsgetrouw je back-up te maken en nadien te merken dat je deze nergens kunt inlezen omdat dit type ondertussen niet meer wordt verkocht.

Je merkt het al, het is niet zo eenvoudig als het lijkt. Met de nieuwe optie die is voorzien in ABO kan worden voldaan aan bovenstaande voorwaarden. Via het programma kun je volledig automatisch een back-up maken van al je data in ABO en deze back-up op meerdere plaatsen bewaren. OPGELET: de back-up in ABO neemt enkel een back-up van de gegevens uit ABO en niet van je volledige computer!

In het programma is het eenvoudig in te stellen om een back-up te maken naar verschillende locaties. Hierbij een concreet voorbeeld van een veilig en compleet back-upsysteem. Stel dat je een netwerk hebt met 3 PC's, je beschikt over een notebook die aangesloten is op het netwerk, je hebt een USB-key van 128 Mb en je hebt een ADSL- of Telenet-aansluiting zodat je beschikt over een ftp-server.

Bij het starten van de back-up wordt er automatisch een back-up gemaakt van alle DATA uit de Abo-map en alle DATA van het dossier waarin je werkt. Deze data wordt opgeslagen in twee bestanden in de Abo\backup-map. Om plaats te besparen gebeurt een compressie op die gegevens, m.a.w. er wordt een ZIP-file van gemaakt. In die back-upmap wordt je dossierdata iedere keer opnieuw in een nieuw bestand bewaard. Dit houdt in dat, indien je dagelijks een back-up uitvoert, je op het einde van het jaar 365 bestanden hebt. Je kunt dan in principe terugkeren naar om het even welke datum van het voorbije jaar. Dit is een eerste stap, maar dit voldoet niet. Je back-up staat immers op je lokale harde schijf. Bij een computercrash zijn deze back-upbestanden in veel gevallen ook verloren. De volgende stap is dus het instellen van de verschillende locaties voor de back-up. Je kunt dit instellen in ABO, en dit zonder beperking van aantal. Zo stel je dan bijvoorbeeld het volgende in:

· Locatie 1: \\kassa\c_drive\backup: een PC met de naam kassa die een harde schijf bevat met als naam c_drive.

· Locatie 2: \\notebook\d\backup: de notebook die aangesloten is op het netwerk.

· Locatie 3: f:\backup: de USB-sleutel die als verwisselbare schijf 'F:' op je computer aangesloten is.

· Locatie 4: ftp://users.telenet.be: je ftp-server op het internet bij Telenet. Zo wordt je back-up bewaard op de computers van Telenet. In dit geval moet je als bijkomende informatie je login-code, paswoord en de voorziene map inbrengen. Ook dit is voorzien in ABO. Dit kan ingesteld worden voor iedere ftp-server.