Het volgende scherm is het basisscherm voor de ingave van het
aankoopdagboek. Het scherm is eenvoudig van opzet terwijl het toch alles bevat
om alle mogelijke documenten vlot te boeken.
De volgende velden moeten nu ingegeven worden (sommige worden automatisch
ingevuld, maar erna kun je ze wijzigen of accepteren):
· Dagboek: door op het pijltje rechts te klikken, kun je het gewenste dagboek
selecteren. Het is mogelijk dat je met meerdere aankoopdagboeken werkt,
bijvoorbeeld één voor aankopen goederen en één voor algemene onkosten
(zoals elektriciteit en verzekeringen).
· Stuknummer: wordt
automatisch ingevuld op basis van het laatst
toegekende boekingsnummer. Dit stuknummer is een oplopend nummer in je
boekhouding. Dit komt uiteraard niet overeen met het factuurnummer van de
leverancier. Het is nuttig om het toegekende stuknummer manueel op je
factuur te schrijven. Dit maakt het later gemakkelijker als je om een bepaalde
reden een specifieke factuur moet opzoeken. Wat je ook kunt doen is het
factuurnummer van de leverancier invullen bij de Referentie.
· Leverancier: via de diverse zoek- en selectiemogelijkheden kun je de
leverancier ingeven. Indien gewenst, kun je van hieruit de gegevens van een
leverancier wijzigen of een nieuwe leverancier toevoegen.
· Referentie: hier kun je bijvoorbeeld het factuurnummer, vermeld door de
leverancier, opgeven. Deze referentie wordt ook vermeld op de
leveranciersfiche en tijdens de ingave van het financieel dagboek.
· Totaalbedrag: hier geef je het totaalbedrag van de factuur in, zoals vermeld
op de factuur.
· Datum: de datum van de factuur. Indien je het wenst, kunt je deze wijzigen.
Standaard wordt de boekingsdatum voorgesteld. Let wel, hiermee wijzig je de
boekingsdatum niet.
· Vervaldatum: deze wordt automatisch ingevuld aan de hand van de
datum van de factuur en de betalingstermijn, ingegeven bij de leverancier.
Deze velden vormen het eerste deel van de ingave. In veel gevallen zal de
verdere boeking en uitsplitsing van de factuur volledig automatisch gebeuren. Dit
is volledig afhankelijk van de gegevens die bij de leverancier zijn ingevuld.